Ende November gab das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die überarbeiteten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) bekannt. Diese gelten seit dem 01.01.2020.
Die GoBD gelten auch für die steuerlich relevanten Unterlagen in Anwaltskanzleien.
Die Änderungen in der nun geltenden Fassung betreffen vorwiegend solche Bereiche, die zur Zeit der ursprünglichen GoBD noch nicht die heutige Bedeutung hatten, die aber aufgrund technischer Entwicklungen und fortschreitender Digitalisierung die Anpassung notwendig machten.
Unverändert enthalten die GoBD Ausführungen zur Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation, aus der sich die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen wie auch der damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des Datenverarbeitungssystems ergibt. Die ergänzten GoBD schaffen weitere Klarheit über die Anforderungen, die Steuerpflichtige zu erfüllen haben, wenn sie (wie heute weitestgehend üblich) ihre Buchführung in elektronischer Form vornehmen.
Im Wesentlichen betreffen die Neuerungen der aktualisierten GoBD folgende Bereiche:
- Die Einzelaufzeichnungspflicht von Geschäftsvorfällen ist nun die Regel.
- Korrektur- oder Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein.
- Eine digitale Belegsicherung kann nun neben der Vergabe eines Barcodes auch durch die bildliche Erfassung der Papierbelege erfolgen, also dem Abfotografieren mittels eines Smartphones.
- Die Erläuterungen zur erfassungsgerechten Aufbereitung der Rechnungen und Buchungsbelege, die auf elektronischem Wege eingehen, wurden umfassend überarbeitet. So ist eine Aufbewahrung im tatsächlich weiterverarbeiteten Format ausreichend, wenn die maschinelle Auswertbarkeit sichergestellt ist; anderenfalls sind beide Formate (bildliche Urschrift + Datensatz) aufzubewahren.
- Im Rahmen der bildlichen Erfassung sowie elektronischen Aufbewahrung von Papierdokumenten wurden die Ausführungen an aktuelle Entwicklungen angepasst. So ist neben Scannen auch Abfotografieren von Belegen mittels Smartphone möglich, sofern die übrigen GoBD-Anforderungen erfüllt werden.
- Im Rahmen der Definition von Datenverarbeitungssystemen werden Cloud-Systeme als zulässig beschrieben. Sie unterliegen den übrigen GoBD-Anforderungen, insbesondere darf der Zugriff auf die Daten nicht eingeschränkt sein.
- Im Hinblick auf einen Datenzugriff der Finanzverwaltung nach einem Systemwechsel ist es ausreichend, wenn nach Ablauf des 5. Kalenderjahres nach dem Systemwechsel die Daten nur noch im sog. Z3-Zugriff (Datenträgerüberlassung) zur Verfügung gestellt werden.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) finden Sie hier.