Die allgemeinen Sorgfaltspflichten müssen Sie als Verpflichteter in jedem Mandat erfüllen. Es handelt sich damit um eine mandatsbezogene Pflicht, bei der die individuellen Umstände des Einzelmandats relevant sind. Sie umfassen
- die Identifizierung des Vertragspartners,
- die Einholung von Informationen zum Zweck der Geschäftsbeziehung,
- die Feststellung, ob es sich bei dem Vertragspartner um eine politisch exponierte Person (PEP) handelt und
- die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung.
Diese Sorgfaltspflichten müssen Sie erfüllen
- bei Begründung einer Mandatsbeziehung und
- bei allen neuen Mandaten;
- darüber hinaus auch in bestehenden Geschäftsbeziehungen, wenn sich maßgebliche Umstände ändern (etwa bei Namens- oder Adresswechsel) oder wenn Verdachtsmomente bestehen.
Eine natürliche Person (§§ 11 Abs. 4 S. 1, 12 Abs. 1, 13 GwG) identifizieren Sie üblicherweise anhand eines im Original vorgelegten gültigen amtlichen Ausweises unter Erhebung von:
- Vor- und Nachname,
- Geburtsort und -datum,
- Staatsangehörigkeit und
- Wohnanschrift (§§ 11 Abs. 4 Nr. 1, 12 Abs. 1 GwG).
Das bedeutet:
- Die Zusendung einer Ausweiskopie durch den Mandanten ist nicht ausreichend.
- Sie müssen jeden Mandanten, für den Sie eine Katalogtätigkeit ausüben, unter Erhebung der vorgenannten Daten identifizieren. Das gilt auch dann, wenn der Mandant ein enger Freund oder ein Familienmitglied ist, da das GwG insofern keine Ausnahme vorsieht.
- Das GwG beruht bei den Identifizierungspflichten auf einem Mehraugenprinzip: Auch, wenn bereits eine Identifizierung durch z.B. einen Notar erfolgt ist oder noch erfolgen wird, befreit Sie dies nicht von der Pflicht, selbst ebenfalls eine Identifizierung vorzunehmen.
- Auch die für eine juristische Person als Mandanten auftretenden Personen – z.B. Geschäftsführer – müssen Sie, da es sich bei ihnen um natürliche Personen handelt, nach den vorgenannten Maßstäben identifizieren. Die Angaben, die sich öffentlichen Registern entnehmen lassen, reichen für eine Identifizierung nicht aus.
Bei juristischen Personen oder Personengesellschaften müssen Sie erheben (§ 11 Abs. 4 Nr. 2 GwG):
- Firma, Name oder Bezeichnung,
- Rechtsform,
- Registernummer,
- Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung und
- die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Namen der gesetzlichen Vertreter
- sowie mindestens Vor- und Nachname des/ der wirtschaftlich Berechtigten (§§ 11 Abs. 5, 12 Abs. 3 GwG).
Die Überprüfung der Angaben können Sie mittels Handels- oder Genossenschaftsregisterauszug, Gründungsdokumenten oder Einsichtnahme in die Register- oder Verzeichnisdaten vornehmen (§ 12 Abs. 2 GwG). Bei der Begründung einer neuen Mandatsbeziehung zu einer juristischen Person müssen Sie zudem einen Auszug aus dem Transparenzregister einholen (§ 11 Abs. 5 S. 2 GwG).
In jedem Mandat, in dem Ihr Mandant eine juristische Person ist, müssen sowohl eine für den Mandanten auftretende natürliche Person als auch ein – ggf. fiktiver – wirtschaftlich Berechtigter identifiziert werden.
Die für die juristische Person als Mandant auftretende Person – also diejenige Person, die den Mandatsvertrag abschließt und die die Kommunikation mit der Kanzlei übernimmt (häufig z.B. ein Mitglied der Geschäftsführung) – ist zusätzlich nach den Vorgaben der Identifizierung einer natürlichen Person unter Vorlage eines Ausweisdokuments im Original zu identifizieren.
Die bei dem Mandanten (durch Befragung) erhobenen Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten – derjenigen Person, die wirtschaftlich von der Transaktion profitiert oder auf deren Veranlassung die Transaktion durchgeführt wird (§ 3 GwG) – sind zudem durch externe Quellen (bspw. einen Registerauszug) zu verifizieren.
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