Die Anwaltschaft hat das erste Jahr der aktiven Nutzungspflicht des elektronischen Rechtsverkehrs erfolgreich gemeistert. Auch wenn die Gerichte zum Teil noch immer Dokumente ausdrucken und auf dem Postweg übersenden, haben Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte vollständig und unaufgeregt auf die elektronische Kommunikation mit der Justiz umgestellt.
Und es geht weiter! Kartentausch, Fernsignatur, Akteneinsichtsportal, Anhebung der Mengenbeschränkungen und die technische Weiterentwicklung stellen Herausforderungen für die Kanzleien dar. Dieser Beitrag soll auf einige Entwicklungen zum Jahreswechsel hinweisen und einen Ausblick auf künftige Weiterentwicklungen geben.
Der beA-Kartentausch – ist noch etwas zu veranlassen?
Die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer hat mitgeteilt, dass sie zwischenzeitlich alle neue beA-Karten Basis und Signatur versandt habe. Alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sollten daher im Besitz ihrer neuen beA-Karte der zweiten Generation sein. Auch fast alle PIN-Briefe sind versandt worden. Der Nutzung der neuen beA-Karte dürfte also in den meisten Fällen nichts mehr im Wege stehen.
Für diejenigen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, denen entweder die neue beA-Karte oder der PIN-Brief noch nicht zugegangen sein sollte, hat die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer die folgenden Hinweise veröffentlicht:
Für alle Karteninhaber (Basis und Signatur):
Falls Sie noch keine Austauschkarte erhalten haben:
- Prüfen Sie bitte, ob im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) Ihre aktuelle Kanzleianschrift hinterlegt ist und veranlassen Sie ggf. über Ihre zuständige Kammer eine Änderung.
- Bitte nutzen Sie das Kontaktformular unter
https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/bea-kartentausch,
um der Zertifizierungsstelle das Fehlen der neuen Karte mitzuteilen. Geben Sie dabei bitte unbedingt die Kartennummer Ihrer aktuellen Karte (beginnend mit Ziffer 2) an und auch die Info, dass die Anschrift im BRAV aktuell ist.
Bestätigung des Kartenerhalts (schnellstmöglich):
- Falls Sie noch keinen Link bekommen haben,
prüfen Sie bitte zunächst, ob die Zertifizierungsstelle Ihre aktuelle E-Mail-Adresse hat. Diese sowie Ihre Rechnungsadresse können Sie selbst aktualisieren, eine Anleitung findet sich hier:
https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/zertifizierungsstelle/aktualisierung-ihrer-kontaktdaten.html
nutzen Sie anschließend das Kontaktformular unter
https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/bea-kartentausch,
um einen neuen Link anzufordern. Dort können Sie mitteilen, dass die hinterlegte E-Mail-Adresse aktuell ist. - Falls der übermittelte Link nicht mehr funktioniert: Sie erhalten automatisch in der nächsten Zeit einen neuen Link zugeschickt, Sie müssen hierfür nichts weiter tun.
Für Inhaber einer beA-Karte Signatur:
Beantragung Fernsignatur (schnellstmöglich):
- Anleitung unter:
https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/zertifizierungsstelle/bea/fernsignatur.html - Wenn Sie aufgefordert werden, ein aktuelles Ausweisdokument einzureichen, nutzen Sie bitte bevorzugt die Möglichkeit des Auslesens der eID aus dem Personalausweis (https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/zertifizierungsstelle/bea/fernsignatur-antrag-aktualisierung-des-identitaetsnachweises-mittels-eid.html), alternativ den Upload einer qualifiziert elektronisch signierten Ausweiskopie (https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/zertifizierungsstelle/bea/erzeugung-signaturdatei-mit-bea.html)
- Wenn der Ihnen zugesandte Link zum Beantragen der Fernsignatur nicht funktioniert, teilen Sie der Zertifizierungsstelle dies bitte über das Kontaktformular unter dem folgenden Link mit:
https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/bea-kartentausch
Sobald Karte und PIN vorliegen, ist es wichtig, dass die neuen Karten im beA hinterlegt werden, solange die alten Karten noch gültig sind. Eine Anleitung findet sich hier:
https://portal.beasupport.de/fragen-antworten/kategorie/bea-kartentausch/aktivierung-neue-bea-karte-im-bea
Fernsignatur und Kanzleisoftware
Die auf den beA-Karten Signatur der ersten Generation enthaltenen Signaturzertifikate zum Anbringen qualifizierter elektronischer Signaturen werden technisch nur noch bis zum 31.12.2022 unterstützt. Eine Verlängerung dieser Frist ist nicht möglich. Stattdessen kann die von der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer angebotene Fernsignaturlösung oder eine andere Möglichkeit zur Anbringung qualifizierter elektronischer Signaturen genutzt werden.
Damit die Nutzerinnen und Nutzer die qualifizierte elektronische Fernsignatur auch mit ihrer Kanzleisoftware verwenden können, ist die Einbindung dieser Funktionalität in die Kanzleisoftware erforderlich. Die Mitgliedsunternehmen des SIV-ERV e. V. haben diese Funktionalität in den letzten Monaten bereits integriert, werden sie bis zum Ende des Jahres 2022 bereitstellen oder prüfen die Einbindung der Fernsignatur. Alternativ stehen herkömmliche Signaturprozesse über Signaturkarten von Drittanbietern zur Verfügung.
Informationen zu den einzelnen Lösungen der Mitgliedsunternehmen stellt der SIV-ERV in einer Tabelle unter dem folgenden Link
https://siv-erv.de/wichtige-informationen-zum-jahreswechsel-2022-23/
bereit. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die weitere Informationen benötigen, sollten sich bitte direkt mit ihrem Kanzleisoftware-Hersteller in Verbindung setzen.
Alternativ zur Fernsignatur können weiterhin die Signaturkarten anderer Hersteller zum qualifizierten elektronischen Signieren genutzt werden. Im beA-System werden auch über den Jahreswechsel hinaus die Signaturkarten der Hersteller Deutsche Telekom Security GmbH, dgnservice und D-TRUST GmbH unterstützt. Wenn Sie Signaturkarten anderer Hersteller nutzen, fragen Sie bitte bei Ihrem Kanzleisoftware-Hersteller nach, ob die Signaturkarte von der Software unterstützt wird.
Eine weitere Möglichkeit zur wirksamen Einreichung von elektronischen Dokumenten bei den Gerichten ist die Nutzung des sicheren Übermittlungswegs.
Eine weitere Möglichkeit zur wirksamen Einreichung von elektronischen Dokumenten bei den Gerichten ist die Nutzung des sicheren Übermittlungswegs. In diesem Fall wird keine qualifizierte elektronische Signatur benötigt, sondern das elektronische Dokument mit der einfachen Signatur der Rechtsanwältin oder des Rechtsanwalts versehen. Diese oder dieser meldet sich mit dem eigenen Zugangstoken am eigenen beA an und versendet das Dokument höchstpersönlich.
Größere Nachrichten ab Januar 2023 zulässig
Gemäß der 2. Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (2. Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2022 – 2. ERVB 2022) werden die Beschränkungen der Nachrichtengröße Ende des Jahres 2022 erneut angehoben. Ab dem 01.01.2023 wird es möglich sein, mit der beA-Webanwendung Nachrichten mit maximal 1000 Anhängen zu versenden, die eine Gesamtgröße der Nachrichtenanhänge von bis zu 200 Megabyte aufweisen.
Windows-Betriebssysteme mit einer Wortbreite von 32 Bit können diese Anforderungen jedoch nicht mehr in ausreichender Zeit bewältigen. Die BRAK hatte deshalb im beA-Newsletter 3/2022 vom 03.03.2022 und im beA-Newsletter 8/2022 vom 29.09.2022 alle Kolleginnen und Kollegen um Prüfung der verwendeten Windows-Systeme und ggf. Umstellung der betroffenen Systeme auf Windows 64 Bit gebeten.
Die beA Client Security für Windows wird mit beA-Version 3.16 auf 64-Bit-Wortbreite umgestellt. Die ggf. erforderlichen Aktualisierungen sollten bis Ende Dezember 2022 durchgeführt werden, um Einschränkungen beim Empfang und Versand der ab Januar 2023 zulässigen größeren Nachrichten zu vermeiden.
Akteneinsichtsportal und Identifizierung über die SAFE-ID
Das Akteneinsichtsportal des Bundes und der Länder bietet Zugang zu elektronisch verfügbaren Akten der Gerichte und Staatsanwaltschaften. Seit Ende Oktober 2022 können Nutzerinnen und Nutzer bei der Anmeldung am Akteneinsichtsportal zur Akteneinsicht ihre beA-Zugangsmittel verwenden.
Die Justiz hinterlegt die elektronischen Akten im Akteneinsichtsportal immer für eine SAFE-ID. Im ersten Schritt verwendet die Justiz nur die SAFE-IDs von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich nicht mit ihren Mitarbeitendenkarten am Akteneinsichtsportal anmelden können, sondern die Anmeldung auf Rechtanwältinnen und Rechtsanwälte beschränkt ist.
Die Justiz hinterlegt die elektronischen Akten im Akteneinsichtsportal immer für eine SAFE-ID.
... ein weiterer Meilenstein in Richtung eines medienbruchfreien elektronischen Rechtsverkehrs.
Bislang ermöglichen noch nicht alle Länder den Zugriff auf Akten über das Akteneinsichtsportal. Es ist aber davon auszugehen, dass mit der nunmehr erfolgten Anbindung der Anwaltschaft an das Akteneinsichtsportal auch die Länder nachziehen werden, die bisher das Akteneinsichtsportal noch nicht verwenden. Damit würde ein weiterer Meilenstein in Richtung eines medienbruchfreien elektronischen Rechtsverkehrs erreicht werden.
Für die Anmeldung am Akteneinsichtsportal mit den SAFE-IDs der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte hat die BRAK die technische Möglichkeit geschaffen, die SAFE-IDs auch zur Identifizierung an anderen Anwendungen der Justiz und der Anwaltschaft zu nutzen. Die einmalige Anmeldung mittels der bekannten beA-Zugangsmittel über eine einheitliche Startseite – Arbeitstitel beA-Portal – soll künftig Zugang zu Online-Verfahren, Registern, Softwarelösungen für die Anwaltschaft, Videokonferenzsystemen, Justiz- und Verwaltungsportalen etc. gewähren.
Es gibt viel zu tun. Das beA-Team der BRAK wird im kommenden Jahr seinen Schwerpunkt auf den Ausbau zum beA-Portal und die Entwicklung mobiler Lösungen legen. Verbesserungen der Nutzerfreundlichkeit und der Barrierefreiheit in der beA-Webanwendung stehen weiterhin auf der Agenda. In den Diskussionen mit der Justiz und dem Gesetzgeber wird die BRAK die Interessen, Vorstellungen und Wünsche der Anwaltschaft im Sinne einer konsequenten Weiterentwicklung des elektronischen Rechtsverkehrs auf Augenhöhe mit den übrigen Partnern vertreten. Die BRAK ist Ihnen allen für Anregungen und Ihre Unterstützung dankbar – auch wenn sich nicht immer alle Wünsche umsetzen lassen!
Bildquelle: LordRunar/iStock