Technische Weiterentwicklungen und neue Funktionen - Ein Überblick über die wichtigsten Änderungen der letzten Monate
Im August 2019 hat die BRAK zwei neue Versionen des beA-Systems in Betrieb genommen. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die für die Anwaltschaft wesentlichen technischen und funktionalen Änderungen.
Was heißt eigentlich Instanzbehörde?
Nach § 2 III ERVV soll dem elektronischen Dokument ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Format XML beigefügt werden. Im Umfeld des elektronischen Rechtsverkehrs wird dafür der Standard XJustiz verwendet. Es handelt sich dabei um einen Datensatz, der grundlegende Festlegungen für den Austausch strukturierter Daten zwischen den Beteiligten am elektronischen Rechtsverkehr enthält. Der Datenaustausch funktioniert nur dann, wenn alle Beteiligten dieselbe Version des XJustiz-Standards verwenden. Dieser Standard wird jährlich überarbeitet, sodass die BRAK – und die übrigen Teilnehmer am elektronischen Rechtsverkehr – nach Nr. 2 der Bekanntmachung zu § 5 ERVV ab dem 01.09.2019 bei der Übermittlung von XJustiz-Strukturdatensätzen die Version 2.4.0 zu verwenden haben.
Grundsätzlich laufen die Änderungen nur im Hintergrund ab. Für Nutzer auffällig ist indes, dass mit der neuen Version von XJustiz jetzt die Angabe einer „Justiz-/Instanzbehörde“ erforderlich ist. Die BRAK hat dies in der beA-Webanwendung mit einer weiteren Schaltfläche im Dialog „Nachrichtenentwurf erstellen“ zur Auswahl des Gerichts bzw. der Staatsanwaltschaft aufgenommen. In den ersten Tagen und Wochen nach Inbetriebnahme der neuen Version sind deshalb eine Vielzahl von Anfragen an die BRAK herangetragen worden, weshalb nun diese weitere Schaltfläche erscheint. Die Antwort lautet schlicht: XJustiz 2.4.0.
Die Umstellung auf die neue XJustiz-Version erfolgte in Absprache mit der Justiz am 02.09.2019. Die unter Verwendung der neuen Version versandten Nachrichten konnte der jeweilige Empfänger ohne Weiteres auslesen.
Änderungen bei Signaturen
Die BRAK hat in der beA-Webanwendung weitere Änderungen bzw. Verbesserungen für den Umgang mit Signaturen umgesetzt.
Seit dem 01.01.2018 ist nach § 4 II ERVV die Verwendung einer „Containersignatur“ nicht mehr zulässig. Als „Containersignatur“ wird die Signatur mehrerer elektronischer Dokumente bezeichnet, die in einer Nachricht zusammengefasst sind. Es werden also nicht die mit einer Nachricht übersandten elektronischen Dokumente jeweils einzeln signiert, sondern der gesamte Nachrichten-Container. Dies führt in der Praxis dazu, dass die Gerichte die ordnungsgemäße Signatur der einzelnen elektronischen Dokumente nicht mehr prüfen können, sobald der Nachrichten-Container einmal geöffnet ist.
Damit Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte nicht versehentlich Nachrichten mit einer Containersignatur einreichen, hat die BRAK die Funktion zum Signieren von Nachrichtenentwürfen aus der beA-Webanwendung entfernt. Es muss jetzt jedes signaturbedürftige elektronische Dokument, das im Nachrichtenanhang übersandt wird, gesondert signiert werden. Die beA-Webanwendung stellt dafür eine Signaturfunktion zur Verfügung.
Die Anzeige des Signaturstatus einer Nachricht im Dialog „Nachricht anzeigen“ umfasst neben etwaigen Signaturen von Anhängen nun auch den vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis. Damit lässt sich auf einen Blick prüfen, ob eine Nachricht über den sicheren Übermittlungsweg vom Postfachinhaber selbst versandt wurde und es damit einer qualifizierten elektronischen Signatur nicht mehr bedurfte, wie dies § 130a III ZPO bzw. die entsprechenden Vorschriften aus den übrigen Prozessordnungen vorsehen.
Im Sinne einer besseren Benutzerführung sind in der beA-Webanwendung die Warnhinweise während des Signiervorgangs erweitert und konkretisiert worden. Dies betrifft insbesondere den Sperrstatus des Signaturzertifikats sowie den Hinweis, ob ein qualifiziertes oder ein nicht-qualifiziertes Signaturzertifikat verwendet wird.
Keine vertauschten Aktenzeichen mehr
Die beA-Webanwendung enthielt über mehrere Monate einen Fehler, der stellenweise für Verwirrung sorgte: Die Aktenzeichen von Absender und Empfänger wurden beim Versenden einer Nachricht vertauscht. Dieser Fehler wurde nunmehr behoben.
Fehlermeldungen klarer formuliert
Manche Fehlermeldungen im beA sind aus sich heraus nicht ganz so leicht verständlich. Deshalb sieht die neue Version die Verbesserung einiger Fehlerhinweise bzw. -meldungen vor. So erscheint jetzt z.B. klarstellend der Hinweis „Die Generierung eines Strukturdatensatzes ist nur für genau einen Empfänger möglich“, wenn der Absender die Option „Strukturdatensatz generieren und anhängen“ wählt, die Option „Zustellung gegen Empfangsbekenntnis“ hingegen nicht auswählt und es mehr als einen Empfänger im Nachrichtenentwurf gibt. Früher war in diesem Zusammenhang auf die Erstellung von Empfangsbekenntnissen verwiesen worden.
Die Abgabe von Empfangsbekenntnissen ist entweder durch den Postfachinhaber selbst – über den sicheren Übermittlungsweg i.S.d. § 130a III ZPO und der parallelen Verfahrensvorschriften – möglich oder, in Vertretungssituationen, durch die Übermittlung eines qualifiziert elektronisch signierten Empfangsbekenntnisses durch eine entsprechend berechtigte Person. Um aber im Vertretungsfall ein Empfangsbekenntnis mit qualifizierter elektronischer Signatur abgeben zu können, ist die Einrichtung des Rechts zum Erstellen von Nachrichten erforderlich. Beim Signieren eines XJustiz-Strukturdatensatzes wird deshalb jetzt geprüft, ob das Recht zum Erstellen einer Nachricht eingeräumt ist, bevor die Aktion überhaupt ausgeführt wird. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine klarstellende Fehlermeldung.
Automatisierte Namensänderungen
Für Kolleginnen und Kollegen, die nach Inbetriebnahme ihres beA ihren Namen geändert haben, war die Übernahme der Namensänderung in das beA-System ein oft langwieriges Unterfangen, das händische Unterstützung der BRAK-IT erforderte. Mit der neuen Version wurde nunmehr ein Verfahren zwischen dem Trustcenter und dem beA-System implementiert, das die Postfachzertifikate bei Namensänderungen automatisiert erneuert. Damit ist die Namensänderung nun auch im beA deutlich erleichtert.
Leider Startschwierigkeiten nach Inbetriebnahme
Nach der Inbetriebnahme der neuen Version sind leider vereinzelt Störungen oder Fehler im beA-System aufgetreten. Es handelte sich hierbei um Fehler in der neuen Version bzw. Konfigurationsprobleme, die trotz sorgfältiger Tests sowohl durch Atos als auch die BRAK erst nach Installation auf der Produktionsumgebung festgestellt werden konnten.
In den Tagen nach der Inbetriebnahme der neuen Version, also ab dem 26.08.2019, traten zum Teil Anmeldeprobleme in den Spitzenzeiten auf. Hintergrund war, dass eine neue umfangreiche Version der Client Security automatisch auf den Endgeräten der Nutzerinnen und Nutzer installiert wurde. Da die meisten Rechner morgens bei Arbeitsbeginn in den Büros zwischen 8.00 Uhr und 10.00 Uhr gestartet werden und sich bei vielen Nutzerinnen und Nutzern die Client Security im sog. Autostart befindet, griffen diese gleichzeitig auf das System zu und starteten den Download. In der Folge kam es zum Teil zu Anmeldeproblemen aufgrund der aufgetretenen Lastspitzen, die nach zwei Tagen aber behoben waren.
Möglicherweise wird dieses Problem auch bei künftigen Updates der Client Security auftreten. Eine Lösung ist in Vorbereitung, kann aber nicht kurzfristig umgesetzt werden. Die BRAK wird deshalb vor Inbetriebnahme etwaiger neuer Versionen auf mögliche Anmeldeprobleme hinweisen. In der Regel funktioniert ein Download der neuen Version der Client Security aber bei einem zweiten Versuch zu einem späteren Zeitpunkt problemlos.
Einige Nutzerinnen und Nutzer erhielten nach der Inbetriebnahme der neuen Version keine E-Mail-Benachrichtigungen über einen Posteingang in ihrem beA. Dieser Fehler in der neuen Version wurde der kurzfristig behoben. Die Benachrichtigungsfunktion informiert wieder zuverlässig über den Eingang neuer beA-Nachrichten.
Ausblick
Neue umfangreiche Versionen aufgrund technischer Weiterentwicklungen oder der Umsetzung funktionaler Anforderungen wird es in den nächsten Monaten voraussichtlich nicht geben. Die BRAK konzentriert sich auf Fehlerbehebungen und Aktualisierungen der Software, die im Rahmen der Wartung und Pflege laufend erfolgen. Darüber hinaus steht jetzt die technische Überleitung des Systems ohne größere Störungen auf den neuen Betreiber des beA-Systems im Vordergrund.
Was tun bei Fehlern und Störungen des Systems?
Abschließend noch eine Bitte der BRAK: Sollten Fehler oder Störungen auftreten, bittet die BRAK die Nutzerinnen und Nutzer, sich an den beA-Support unter folgender Telefonnummer (030) 520009444 oder per E-Mail an bea-servicedesk@atos.net
zu wenden. Je frühzeitiger die Fehlermeldung beim Support eingeht, desto schneller kann die Störung für Sie behoben werden. Einzelheiten zum Support sind auch auf der Seite bea.brak.de zu finden. Bei der täglichen Nutzung des beA hilft auch der beA-
Newsletter.Bildquellen: LordRunar/iStock