Seit dem 01.08.2022 richtet die BRAK für jede zugelassene Berufsausübungsgesellschaft (BAG) ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) ein. Technisch unterscheidet dieses sich grundsätzlich nicht von einem persönlichen beA. Doch es gibt einige Besonderheiten bei der Bestellung der beA-Karten. Was dabei zu beachten ist, illustriert dieser Beitrag.
Erstregistrierung des Postfachs
Wie jedes persönliche Postfach muss das beA einer BAG mit einer bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer (BNotK) erworbenen beA-Karte erstregistriert werden. Anschließend kann es für den Empfang und Versand von Nachrichten genutzt werden.
Bitte beachten Sie: Auch das beA einer BAG wird aufgrund der gesetzlichen Vorgabe in § 31b BRAO unmittelbar empfangsbereit eingerichtet. Bei der Erstregistrierung ist also Eile geboten, damit nicht dringende Reaktionen auf Posteingänge versäumt werden.
BAG, die bereits vor dem Inkrafttreten der großen BRAO-Reform zugelassen waren, erhalten ab dem 01.08.2022 ihre SAFE-IDs zur Bestellung der beA-Karten. Damit ausreichend Zeit für die Bestellung der beA-Karten zur Verfügung steht, wird die BRAK die Postfächer für bereits vor dem 01.08.2022 zugelassene BAG erst zum Stichtag 01.09.2022 anlegen. Ab diesem Tag ist auch die Erstregistrierung möglich.
Für die Bestellung der beA-Karte wird die SAFE-ID benötigt, die die Rechtsanwaltskammer im Zulassungsverfahren mitteilt und die ab Zulassung im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis abrufbar ist. Eine Signaturkarte kann für die Gesellschaft nicht bestellt werden. Nur natürliche Personen können mit einem für sie ausgestellten Signaturzertifikat ein Dokument qualifiziert elektronisch signieren.
Bestellung der beA-Karten für Berufsausübungsgesellschaften
Die Bestellung der beA-Karte Basis erfolgt über das Bestellportal der Zertifizierungsstelle der BNotK. Dort klicken Sie bitte auf „Bestellung von beA-Karten Basis für BAG“.
Auf der sich nun öffnenden Seite geben Sie die SAFE-ID der Berufsausübungsgesellschaft in das dafür vorgesehene Feld ein und wählen das gewünschte Produkt aus, mindestens die beA-Karte Basis, die Sie für die Erstregistrierung benötigen.
Bei Eingabe der SAFE-ID ruft das System über eine Schnittstelle zu den Adressverwaltungen der Rechtsanwaltskammern die dort hinterlegten Daten für die BAG ab und zeigt die Daten der vertretungsberechtigten Personen in einer Liste an.
Aus dieser Liste ist die vertretungsberechtigte Person auszuwählen, die innerhalb der BAG für die Postfachverwaltung zuständig ist.
Wichtig ist auch die Angabe einer E-Mail-Adresse, die regelmäßig auf eingehende Nachrichten überwacht wird. An diese E-Mail-Adresse wird die Zertifizierungsstelle der BNotK nach Versand der beA-Karte einen Link schicken. Über diesen Link ist der Erhalt
der beA-Karte zu bestätigen, damit der PIN-Brief erstellt und ebenfalls versandt werden kann.
Sobald die die Rechtsanwaltskammer die BAG zugelassen hat, wird das beA angelegt. Ab diesem Zeitpunkt kann die Erstregistrierung mittels beA-Karte und PIN durchgeführt werden. Für bereits zugelassene „Bestandsgesellschaften“ ist der Stichtag für die Postfachanlage der 01.09.2022.
Sicherer Übermittlungsweg für Berufsausübungsgesellschaften
Die Gesellschaft kann – wie bei einem persönlichen beA – Benutzerinnen und Benutzern Rollen und Rechte für ihr beA einräumen. Neu eingeführt ist die Rolle „VHN-Berechtigter“. Diese Rolle beschreibt die Rechte von vertretungsberechtigten anwaltlichen
Mitgliedern einer BAG, die für diese ohne qualifizierte elektronische Signatur (qeS) elektronische Dokumente versenden dürfen.
Aber Achtung! Da die rechtlichen und technischen Voraussetzungen für die Übermittlung von Nachrichten über den sicheren Übermittlungsweg aus Postfächern von BAG noch einer endgültigen Klärung bedürfen, empfehlen wir zu Beginn, dass Nachrichten aus Postfächern von BAG möglichst von der verantwortenden Person qualifiziert elektronisch signiert werden. Technisch und rechtlich ist es zwar möglich, dass die verantwortende Person die Nachricht mit dem „VHN-Recht“ ohne qualifizierte elektronische Signatur versendet. Da noch Unsicherheiten bestehen, welche technischen Daten das beA-System übermitteln muss und wie diese seitens der Justiz ausgewertet werden, sollte die verantwortende Person zunächst noch eine qeS anbringen.
Dazu vergibt die in der BAG dafür zuständige Person mit der beA-Karte der Gesellschaft die für das Anbringen einer qeS notwendigen Rechte. Die Rechtsanwältin oder der Rechtsanwalt, die/der das Dokument verantwortet, meldet sich mit ihrer/seiner persönlichen beA-Karte, die entweder über ein Signaturzertifikat verfügt oder mit der die Fernsignatur ausgelöst werden kann, am beA der BAG an und signiert dort das elektronische Dokument. Den Versand kann dann auch eine andere Person vornehmen. In jedem Fall der Einreichung gilt: Der Namenszug unter dem Schriftsatz sollte immer die verantwortende Person angeben!
„Sicherer Übermittlungsweg“ ist nach § 130a IV Nr. 2 ZPO (und den Parallelregelungen in den anderen Verfahrensordnungen) u. a. das beA für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie für Berufsausübungsgesellschaften (§§ 31a, 31b BRAO). Seine Verwendung erfüllt die prozessuale Schriftform gem. § 130a III ZPO, wenn die den Schriftsatz verantwortende Anwältin bzw. der verantwortende Anwalt diesen einfach signiert und aus dem eigenen Postfach bei Gericht eingereicht hat. Eine qeS ist dann nicht nötig. Für Berufsausübungsgesellschaften wurde durch § 59l II 2 BRAO i.V.m. § 23 III 7 RAVPV diese Möglichkeit ebenfalls eröffnet – mit den oben beschriebenen anfänglichen Einschränkungen.
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